為搞好總隊(duì)的公文寫作和公文處理工作，根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、中材集團(tuán)公司《關(guān)于公文處理的若干規(guī)定》和總隊(duì)《關(guān)于公文處理若干規(guī)定》的有關(guān)原則�，F(xiàn)對(duì)總隊(duì)常用的公文文種制定如下細(xì)則。 第一章 請(qǐng) 示 第一條 下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的呈請(qǐng)性、期復(fù)性的公文是請(qǐng)示，某級(jí)單位遇到下列情形之一的，應(yīng)需制作請(qǐng)示公文： (一)涉及方針、政策界限等方面的重大問題，需要上級(jí)給予明確、具體的解釋; (二)工作中遇到問題和困難，需要上級(jí)給予指示、支持; (三)在工作中遇到新情況、新問題而無(wú)章可循，需要上級(jí)給予指明; (四)工作中單位之間意見分歧，無(wú)法統(tǒng)一執(zhí)行，需上級(jí)做出裁決; (五)按規(guī)定應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示并須批復(fù)的問題。 第二條 請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)一般由發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和發(fā)文時(shí)間等幾個(gè)部門組成。 (一)標(biāo)題：寫明發(fā)文機(jī)關(guān)，事由和文種三部分，應(yīng)包括：發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)聯(lián)詞(關(guān)于)+發(fā)文事由+結(jié)構(gòu)助詞(的)+文種(請(qǐng)示)。文種一定要寫“請(qǐng)示”，凡寫“申請(qǐng)”、“要求”、“請(qǐng)求”、“請(qǐng)示報(bào)告”等都不對(duì)，上級(jí)機(jī)關(guān)可不予受理。 (二)主送機(jī)關(guān)：請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)只有一個(gè)，不得主送個(gè)人。要根據(jù)請(qǐng)示事項(xiàng)選擇準(zhǔn)確的主送機(jī)關(guān)，請(qǐng)示的主送只有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)必須是直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 (三)正文：一般由三個(gè)部分組成：一是請(qǐng)示的原因。陳述情況、闡述理由，一方面要講清申辦事項(xiàng)的重要性，另一方面也要講清已具備的條件及辦理的可能性，最后用“為此、特作請(qǐng)示如下”、“為此，請(qǐng)示如下”過渡到下部分。二是請(qǐng)示的事項(xiàng)。這部分要講清楚請(qǐng)示的是什么，即請(qǐng)示要求。要明確寫明要求指示、批準(zhǔn)、解答的是什么事項(xiàng)。三是結(jié)尾語(yǔ)。以簡(jiǎn)短的文字概括請(qǐng)示的要求，目的要肯定，語(yǔ)氣要謙和。多用“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)”、“以上要求，請(qǐng)予審批”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)”等語(yǔ)。 第三條 請(qǐng)示要一文一事，請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的也必須就一項(xiàng)工作提出，不可數(shù)事混雜。 第二章 報(bào) 告 第四條 向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問的公文是報(bào)告。 報(bào)告是上行文，只向自己?jiǎn)挝坏闹苯由霞?jí)發(fā)出。報(bào)告是陳述性公文，以具體的事實(shí)和確切的數(shù)據(jù)為匯報(bào)的主要內(nèi)容。表達(dá)方式是敘述、直陳其事。 第五條 凡有下列目的或情況之一，下級(jí)單位應(yīng)主動(dòng)報(bào)告; (一)為及時(shí)或定期得到上級(jí)指導(dǎo)，以便更有效地按照上級(jí)意圖展開工作; (二)在工作過程中發(fā)生重大情況或特殊問題; (三)已完成上級(jí)交辦或布置的事項(xiàng); (四)答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢; (五)向上級(jí)抄報(bào)文件、報(bào)送物件。 第六條 報(bào)告結(jié)構(gòu)由發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和成文時(shí)間組成。 (一)標(biāo)題：報(bào)告的標(biāo)題必須由“三要素”組成即：制發(fā)機(jī)關(guān)、事由、報(bào)告。如果報(bào)告的事項(xiàng)很緊迫，為引起上級(jí)機(jī)關(guān)的重視和盡快采取措施，可在報(bào)告前加上“緊急”二字。 (二)主送機(jī)關(guān)：所有報(bào)告必須有主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)必須是自己的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)，不能送給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。 (三)正文：報(bào)告的正文因報(bào)告的用途不同而有所不同，多數(shù)報(bào)告的正文分為兩部分。 1、事由：這部分主要是直陳其事，把情況及前因后果寫清楚，必要時(shí)有情況及數(shù)據(jù)的比較。 2、事項(xiàng)：寫工作步驟、措施、效果，也可以寫工作意見、建議或應(yīng)注意的問題。 在報(bào)告事項(xiàng)的最后，單獨(dú)成段的結(jié)束語(yǔ)可寫：“特此報(bào)告”、“專此報(bào)告”，后面不用任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 第三章 通 知 第七條 用于發(fā)布規(guī)章制度、辦法、規(guī)定時(shí)用命令性通知。命令性通知的篇幅一般較短，由發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、印章和成文時(shí)間幾部分構(gòu)成。 第八條
用于布置工作、發(fā)出指示時(shí)用指示性通知。寫作內(nèi)容多涉及原則性要求，格式結(jié)構(gòu)由發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、署名及成文時(shí)間幾部分組成。指示性通知正文篇幅一般較長(zhǎng)，在層交上要求清楚、論述有序，在內(nèi)容上要求分別闡明“為什么做”“做什么”
“怎么做”這三個(gè)問題。 第九條
上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)的通知是批轉(zhuǎn)性通知。結(jié)構(gòu)上由發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和成文時(shí)間幾部分組成。要求在正文里突出三層意見：一是表明態(tài)度，二是做出批示，強(qiáng)調(diào)工作的意義，三是結(jié)合批轉(zhuǎn)的公文提出具體要求或工作指導(dǎo)。 第十條 下級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文是轉(zhuǎn)發(fā)性通知。在結(jié)構(gòu)上與批轉(zhuǎn)性通知相同，但它在內(nèi)容上不要求有批示。 第十一條
內(nèi)容涉及日常工作事項(xiàng)，如布置工作、溝通情況，設(shè)置新機(jī)構(gòu)，人事任免等是一般事務(wù)性通知。這類通知的正文主要包括三個(gè)內(nèi)容：一是發(fā)文緣由，主要交代發(fā)文的目的、意義、依據(jù);二是通知事項(xiàng)或是提出執(zhí)行要求。一般采用分條列項(xiàng)方式寫作，要求按事物的聯(lián)系和特點(diǎn)分類排隊(duì)，逐一講請(qǐng);三是執(zhí)行要求，一般用“望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”“望遵照?qǐng)?zhí)行”等語(yǔ)句表示。還有的寫上第四點(diǎn)，即結(jié)束語(yǔ)，規(guī)范的是“特此通知”。 第十二條
知照某一會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及要求的通知是會(huì)議通知。這類通知應(yīng)用廣泛，行文方向也不確定，寫法靈活，但正文要求對(duì)會(huì)議有關(guān)事項(xiàng)，如：會(huì)議召開的原因、主辦單位、會(huì)議名稱、會(huì)議安排及會(huì)議要求等要交待清楚。 第十三條
通知的標(biāo)題要具備三個(gè)要素，即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三個(gè)部分。一般地說，一個(gè)通知的完整標(biāo)題為：發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)聯(lián)詞(關(guān)于)+發(fā)文事由+結(jié)構(gòu)助詞(的)+文種(通知)，使用單位紅頭文件紙印刷的，其標(biāo)題的發(fā)文機(jī)關(guān)可以省略。在日常工作中要特別注意批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知標(biāo)題的制作，一是這類標(biāo)題中只能有一個(gè)介詞“關(guān)于”，即“關(guān)于”只能出現(xiàn)一次(例如《轉(zhuǎn)發(fā)<關(guān)于加強(qiáng)在京單位人防工作的通知>等有關(guān)文件的通知》)即是。二是當(dāng)以通知批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知時(shí)，為減少層次，避免不必要的重復(fù)，可直接引用原通知標(biāo)題。如《關(guān)于加強(qiáng)在京中央企業(yè)人防工作的通知》。 第十四條 主送機(jī)關(guān)，如果是普發(fā)性的通知，應(yīng)按行文關(guān)系列出每一類受文者;如是專發(fā)性的通知，則要寫清機(jī)關(guān)的全稱，個(gè)人要用職務(wù)或職稱做稱謂。 第四章 函 第十五條 機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等事項(xiàng)的公文稱函。 函有公函、私函、便函之分。做為公文種類的函僅指公函，類似公務(wù)信件。函是機(jī)關(guān)公文種類中唯一能發(fā)平行文、上行文和下行文的文種。任何機(jī)關(guān)團(tuán)體、單位都可以制發(fā)。 第十六條
函對(duì)受文單位不具有法規(guī)的約束力和強(qiáng)制性，而如果是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的函及有關(guān)部門的復(fù)函，則此事的函和復(fù)函就代行了“請(qǐng)示”與“批復(fù)”的功能，這種函對(duì)主要受文單位具有指示性，主要收文單位要遵照辦理、執(zhí)行。 第十七條 函的結(jié)構(gòu)一般由發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和日期幾個(gè)部分組成。 (一)標(biāo)題：使用國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文和正式標(biāo)題即制發(fā)機(jī)關(guān)、事由、文種三要素組成的示題。不能以“函”、“復(fù)函”來(lái)代替標(biāo)題。 (二)主送機(jī)關(guān)：一般情況，只主送一個(gè)單位。 (三)主文：在函的正文里，開頭要說明發(fā)函原因或講清情況，或引述對(duì)方來(lái)文作引言;正文主體說明發(fā)函所聯(lián)系、商洽、詢問、請(qǐng)求或答復(fù)的事情，提出要求或解答對(duì)方的詢問，指出解決的辦法，有的還提出處理意見;結(jié)尾要根據(jù)函的內(nèi)容，可有可無(wú)，有的多用習(xí)慣結(jié)尾語(yǔ)，如“持此函告”、“特此函復(fù)”、“特此函詢，請(qǐng)復(fù)”等。
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