第一章 總 則 第一條 為使我隊(duì)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，特制定本規(guī)定。 第二條
總隊(duì)的公文是在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理過程中所形成的具有強(qiáng)制效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策、發(fā)布規(guī)章制度，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。 第三條 各單位要對(duì)自身行文負(fù)責(zé)。行文的事項(xiàng)必須在本單位的職權(quán)范圍之內(nèi)，不屬于自己職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)不要行文。 第四條 在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定，確保國(guó)家秘密和總隊(duì)商情技術(shù)秘密安全。 第二章 公文處理管理機(jī)構(gòu) 第五條 總隊(duì)公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)為綜合辦公室。日常公文處理工作由主任、秘書和文書具體負(fù)責(zé)。 第六條 總隊(duì)各單位(部門)應(yīng)根據(jù)公文處理需要明確一名兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作，單位(部門)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位(部門)公文處理工作的管理。 第三章 公文種類 第七條 根據(jù)《辦法》規(guī)定和總隊(duì)的實(shí)際情況，總隊(duì)內(nèi)各單位(部門)使用的公文種類主要有： (一)決定：適用于總隊(duì)對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排; (二)指示：適用于總隊(duì)對(duì)所屬單位(部門)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則; (三)通知：適用于批轉(zhuǎn)隊(duì)屬各單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)、省、市和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;發(fā)布總隊(duì)規(guī)章制度，傳達(dá)要求辦理和需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)等; (四)通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況; (五)報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等; (六)請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng); (七)批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng); (八)函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題;向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等; (九)會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)，督促與會(huì)方落實(shí)會(huì)議精神; 第四章 公文格式 第八條 公文的書面格式是公文書面項(xiàng)目的結(jié)合，包括文頭部分、行文部分和文尾部分。 (一)文頭部分一般由版頭、發(fā)文字號(hào)、橫間隔線、密級(jí)、緊急程度和簽發(fā)人姓名組成。 1.版頭是發(fā)文單位的標(biāo)志，用紅色套印。一般由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”構(gòu)成，如“中國(guó)建材地勘中心甘肅總隊(duì)文件”。 2.發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、年度和順序號(hào)三部分組成。發(fā)文字號(hào)排列在版頭之下，橫間隔線之上居中位置�？傟�(duì)的發(fā)文字號(hào)，由綜合辦公室統(tǒng)一規(guī)定。 3.橫間隔線是在發(fā)文字號(hào)之下，公文標(biāo)題之上的一條紅色橫線，它將文頭部分與行文部分隔開，使公文眉目清晰。 4.密級(jí)是公文的秘密等級(jí)。秘密公文應(yīng)當(dāng)在文件的左上角標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等密級(jí)，并在文件最后標(biāo)明印發(fā)份數(shù)。 5.緊急程度標(biāo)注在公文首頁(yè)圖文區(qū)左上角密級(jí)和保密期限之下。內(nèi)容緊急的公文，根據(jù)其緊急程度，分別注明“急”、“加急”、“特急”。平件則無(wú)需注明。 6.簽發(fā)人是最終審定并簽署印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人。上報(bào)的公文，應(yīng)在公文首頁(yè)橫間隔線上方，發(fā)文字號(hào)右側(cè)，標(biāo)注簽發(fā)人姓名，如“簽發(fā)人x x x ”。 (二)行文部分一般由公文標(biāo)題、主送單位、正文、附件標(biāo)注、發(fā)文單位、成文時(shí)間和印章組成。 1.公文標(biāo)題由發(fā)文單位名稱、事由和文種三要素構(gòu)成。公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章制度名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。不用紅頭文件紙打印的公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。 2.主送單位是行文的對(duì)象，是辦理或答復(fù)公文的單位。主送單位根據(jù)行文的需要，確定寫一個(gè)或多個(gè)。上行文在多數(shù)情況下寫一個(gè)，下行公文可寫多個(gè)。 3.正文是公文的核心部分。行文的原因、要達(dá)到的目的、周知的事項(xiàng)以及具體要求，都通過正文來(lái)表達(dá)、闡述。 4.附件標(biāo)注是對(duì)附件名稱和件數(shù)的說(shuō)明。公文如有附件，就要在正文之后左下方注明附件名稱、順序和件數(shù)。 5.發(fā)文單位是制發(fā)公文單位，要用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，標(biāo)注在公文尾部右下側(cè)。 6.成文時(shí)間一般標(biāo)注在發(fā)文單位名稱下面。成文時(shí)間一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn);會(huì)議通過的公文，以會(huì)議通過的時(shí)間為準(zhǔn);聯(lián)合行文以最后一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。 7.印章是公文生效的憑證，印章要端正、清晰地蓋在發(fā)文單位和成文時(shí)間上，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。臨時(shí)性機(jī)構(gòu)需要代章的，則應(yīng)在發(fā)文單位之后用括號(hào)注明“代章”。 (三)文尾部分一般由主題詞、抄送單位和印刷版記組成。 1.主題詞是反映公文核心內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。主題詞標(biāo)注在抄送單位上方，用黑體字頂格排列。 2.抄送單位是需要協(xié)助承辦或需要了解公文內(nèi)容的單位。抄送單位標(biāo)注在主題詞之下，印刷版記之上。 3.印刷版記包括公文的印發(fā)單位、印發(fā)時(shí)間和印刷份數(shù)。 (四)公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(特殊表格除外)，左側(cè)裝訂。 第五章 行文規(guī)則 第九條
凡是總隊(duì)內(nèi)各單位(部室)主管的事項(xiàng)，如財(cái)務(wù)計(jì)劃、技術(shù)設(shè)備、安全生產(chǎn)、科技檔案、黨群、人力資源管理等等，各單位(部室)之間應(yīng)當(dāng)直接面談或行文辦理有關(guān)事項(xiàng)，超出部門權(quán)限或辦理有困難的事項(xiàng)提出意見報(bào)送總隊(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)后，商量以總隊(duì)名義行文。 第十條 “請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“函”等為上行文。 (一)“請(qǐng)示”，只對(duì)上級(jí)單位，一般不得超級(jí)請(qǐng)示。特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越過的上級(jí)單位。“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一事一文，只寫一個(gè)主送單位。 (二)“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，公文標(biāo)題不得用“請(qǐng)示報(bào)告”字樣。 第十一條 總隊(duì)各單位之間平行文主要有“通知”、“通報(bào)”和“函”等。 第十二條 總隊(duì)下行文主要有：“決定”、“指示”、“通知”、“通報(bào)”和“批復(fù)”等。必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送集團(tuán)公司和上級(jí)主管部門。 第十三條
總隊(duì)發(fā)文主體分為總隊(duì)黨委、總隊(duì)和總隊(duì)紀(jì)委。向上級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)，報(bào)告工作;向下級(jí)發(fā)布決定、指示，通報(bào)重大問題;決定人事任免和聘用;發(fā)布規(guī)章制度;一般性的通報(bào)與業(yè)務(wù)單位的函件往來(lái)等應(yīng)以總隊(duì)的名義發(fā)文;凡涉及事項(xiàng)無(wú)需總隊(duì)研究決定而屬于職能部門職權(quán)范圍以內(nèi)的事項(xiàng)或以部門名義亦能代表總隊(duì)意見的，經(jīng)總隊(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以加蓋部門印章發(fā)文。 第十四條
隊(duì)屬各單位部門行文涉及其他部門的問題時(shí)，主辦部門要主動(dòng)與相關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽，如對(duì)有關(guān)問題意見不一致時(shí)，不得各自行文，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)意見一致后，方可行文。 第六章 發(fā)文辦理 第十五條
發(fā)文處理是指公文擬稿到發(fā)出和保管的整個(gè)運(yùn)行過程。發(fā)文處理程序包括：交擬→擬搞→審核→簽發(fā)→繕印→校對(duì)→用印→登記→分發(fā)→投送→立卷→歸檔→銷毀等程序環(huán)節(jié)。 第十六條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： (一)符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 (二)符合實(shí)情，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 (三)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題、后引發(fā)文字號(hào)。 (四)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。 (五)用詞、用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用非規(guī)范簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。 (六)公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)必須用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。公文使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 第十七條 公文由總隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。經(jīng)授權(quán)，也可由綜合辦公室主任簽發(fā)。 第十八條 簽發(fā)公文，簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時(shí)間。其他審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。 第十九條
公文首面紙必須用《中國(guó)建材地勘中心甘肅總隊(duì)發(fā)文稿紙》由擬稿人手寫。第二頁(yè)起的草擬、修改文，一律用微機(jī)打印或藍(lán)黑墨水、碳素墨水鋼筆，書寫要工整，不寫不規(guī)范的異體字和簡(jiǎn)化字，紙面要整潔。 第二十條
公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由綜合辦公室審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是需要與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。 第七章 收文辦理 第二十一條
收文處理是指總隊(duì)綜合辦公室對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行辦理和保管的整個(gè)過程。收文處理程序包括簽收→拆封→登記→篩選→分發(fā)→傳閱→擬辦→批辦→承辦→催辦、查辦→辦復(fù)→立卷→歸檔→銷毀等程序環(huán)節(jié)。 第二十二條
凡發(fā)至我隊(duì)的黨內(nèi)文件、行政系統(tǒng)的公文以及參加會(huì)議帶回的文件材料統(tǒng)一由綜合辦公室簽收。辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)收文進(jìn)行閱讀后，提出初步處理意見后，分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)單位或承辦人員。分送主管領(lǐng)導(dǎo)的，由主管領(lǐng)導(dǎo)批示，相關(guān)部門承辦。 第二十三條
有關(guān)單位根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，按照來(lái)文的內(nèi)容和要求，具體辦理和執(zhí)行來(lái)文精神。承辦要落實(shí)責(zé)任、分清主次先后。對(duì)于需要幾個(gè)單位會(huì)辦的公文，主辦單位要主動(dòng)牽頭，做好協(xié)商工作，協(xié)辦單位要積極配合。 第二十四條
送領(lǐng)導(dǎo)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，綜合辦公室要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦;一般公文定期催辦、查辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。 第二十五條 各單位(部室)上報(bào)的公文，如不符合本辦法的要求，綜合辦公室可退回呈報(bào)部門修改或重新擬文。 第二十六條 各單位(部室)文件辦理完畢，應(yīng)及時(shí)送交綜合辦公室存檔。 第八章 文件打印 第二十七條
以總隊(duì)名義發(fā)文，經(jīng)總隊(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，綜合辦公室統(tǒng)一編文號(hào)后安排打印。文件附件由發(fā)文部門打印。綜合辦公室根據(jù)公文急緩情況，按先急后緩，先外后內(nèi)的原則進(jìn)行安排。 第二十八條 對(duì)打印好的公文清樣，由擬稿人負(fù)責(zé)進(jìn)行校對(duì)，確保無(wú)誤后，簽寫姓名、日期、印制份數(shù)，交綜合辦公室制印成文。 第二十九條 隊(duì)屬各單位(部室)以本部門名義印發(fā)的公文，由各單位(部室)自行制印。 第三十條 文件的制印份數(shù)應(yīng)根據(jù)收文單位、存檔備查數(shù)目來(lái)確定。 第三十一條
上級(jí)單位的秘密文件應(yīng)按照機(jī)要文件管理規(guī)定處理，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的外，經(jīng)總隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)或者辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印的文件按原件文件管理要求管理。傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。 第三十二條 總隊(duì)實(shí)行無(wú)紙化網(wǎng)絡(luò)辦公后，本規(guī)定第六章發(fā)文辦理、第七章收文辦理、第八章文件打印等程序按網(wǎng)絡(luò)辦公要求執(zhí)行。 第九章 用印 第三十三條 文件制印完畢應(yīng)及時(shí)用印發(fā)出。 (一)總隊(duì)發(fā)文用印，由總隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或授權(quán)的辦公室主任簽發(fā)的文件，加蓋總隊(duì)公章。 (二)各單位(部門)發(fā)文用印;由單位(部門)負(fù)責(zé)人簽發(fā)文件，文件制印好后加蓋本部門印章。 第三十四條 用印要嚴(yán)格按總隊(duì)《印章管理辦法》進(jìn)行審查，對(duì)不符合簽發(fā)權(quán)限，用印手續(xù)不完備，行文關(guān)系不正確的不予用印。 第十章 公文立卷、歸檔和銷毀 第三十五條 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。 第三十六條 公文歸檔，應(yīng)根據(jù)相互關(guān)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷。要保證檔案的齊全、完整，以便保存利用。 第三十七條 相關(guān)部門聯(lián)合辦理的公文，原件歸主辦單位立卷。 第三十八條 隊(duì)屬各單位(部門)案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，根據(jù)案卷內(nèi)容需向總隊(duì)檔案室移交的，一般第二年的六月份移交應(yīng)歸檔的資料。 第三十九條 沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀程度按規(guī)定執(zhí)行。 第十一章 附 則 第四十條 本規(guī)定由總隊(duì)綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。 第四十一條 本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。
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